Contexto geral
Este anúncio de vaga destina-se ao recrutamento de um Responsável Administrativo e Financeiro (RAF) para o programa PRCM na Guiné-Bissau, que será também responsável pela contabilidade e administração de todos os projetos PRCM na Guiné-Bissau.
Até à data, o PRCM está a implementar os seguintes projetos: O Projeto “Blue Bijagós”, na Reserva da Biosfera do Arquipélago Bolama-Bijagós e o projeto de Conservação de Raias e Tubarão, financiado pelo Shark Conservation Fund. Outros projetos estão atualmente a ser negociados com doadores do PRCM.
Localização do cargo: Bissau
Duração do contrato: 4 anos com um período experimental de um ano.
Competências
Sob a supervisão hierárquica do Coordenador do Projeto e funcional do RAF do PRCM, o RAF do escritório do PRCM na Guiné-Bissau será responsável pelo acompanhamento das despesas do projeto, elaboração e análise de relatórios financeiros e preparação de auditorias. Terá de assegurar que a gestão financeira, contabilística e administrativa dos projetos, estejam em conformidade com a legislação em vigor, os procedimentos dos doadores e os do PRCM.
Em colaboração, e se necessário, com os contabilistas dos parceiros, acompanhará rigorosamente os contratos e outros adiantamentos concedidos aos intervenientes locais no âmbito dos projetos PRCM. Assegurará a contabilização das operações dos projetos e outras atividades da PRCM na Guiné-Bissau através do sistema adequado criado para o efeito pela PRCM.
FUNÇÕES ESPECÍFICAS
Contabilidade e Finanças:
- Verificar os documentos comprovativos apresentados e elaborar documentos contabilísticos;
- Preparar pagamentos e colocá-los no circuito de assinatura;
- Manter a contabilidade dos projetos de acordo com o sistema TOMPRO ou outro sistema utilizado pelo PRCM;
- Classificar as peças de forma ordenada e rigorosa em papel e formato eletrónico no TOMPRO ou outro sistema utilizado pelo PRCM;
- Assegurar a faturação mensal dos custos de implementação do projeto, vulgarmente conhecidos como staff time
- Realizar uma análise mensal de todas as contas do PRCM na Guiné-Bissau de forma a detetar eventuais erros e correções;
- Realizar as conciliações bancárias mensais.
Tesouraria
- Fazer estimativas periódicas das necessidades de tesouraria;
- Preparar a documentação necessária para pedidos de fundos aos doadores e a sede do PRCM.
Budget
Em coordenação com os gestores de projeto:
- Elaborar orçamentos anuais de projetos;
- Preparar revisões orçamentais (revisão intercalar);
- Administrar e atualizar orçamentos.
Contratos de Parceiros Locais
- Auxiliar na elaboração dos dossiers necessários para o engajamento das despesas do projeto;
- Auxiliar na preparação e a revisão de todos os contratos antes da assinatura pelos superiores hierárquicos;
- Apoiar a formação do pessoal dos parceiros e dos intervenientes no terreno, conforme necessário para assegurar a conformidade da sua gestão com as regras do PRCM e dos doadores e com a legislação do país;
- Verificar os relatórios financeiros e documentos comprovativos apresentados por parceiros e consultores;
- Manter atualizado os arquivos de contratos com doadores, parceiros e consultores.
Auditoria
- Auxiliar na organização e acompanhamento de missões de auditoria interna e externa;
- Auxiliar na elaboração de termos de referência e contratos para auditorias externas;
- Estabelecer a ligação com os auditores para dar seguimento às questões de auditoria/cartas de gestão e prestar assistência na aplicação das recomendações dos auditores.
Controlos internos
- Propor ações para melhorar o sistema de controlo interno, se necessário.
Relatórios e monitorização
- Elaborar demonstrações do estado e os relatórios administrativos e financeiros para os projetos.
- Analisar e acompanhar a situação financeira dos projetos mensalmente e anualmente de acordo com os orçamentos aprovados.
Administração/Logística
- Participar na organização do inventário anual dos ativos do projeto;
- Assegurar a implementação e atualização regular das fichas de acompanhamento do imóvel desde a compra até ao processo de utilização ou alienação;
- Assegurar a implementação e utilização eficaz de um sistema de classificação e de arquivo;
- Em colaboração com o PRCM RAF, auxiliar na aquisição de bens e serviços de acordo com os procedimentos vigentes, solicitando, revisando e aprovando a avaliação de cotações e a preparação de ordens de compra ou contratos;
- Prestar assistência em termos de organização de viagens de pessoal e organização de workshops, formações e seminários; se necessário.
Gestão de recursos humanos
- Apoiar a preparação e gestão de contratos para o pessoal do projeto da PRCM e do escritório na Guiné-Bissau em colaboração com o Responsável de RH da PRCM;
- Coordenar a implementação do time sheet mensais e planeamento/avaliações anuais do pessoal de acordo com os procedimentos do PRCM;
- Assegurar a aprovação e acompanhamento do processo de férias e de licença dos membros do pessoal da Guiné-Bissau.
O RAF também será obrigado a desempenhar outras funções que lhe sejam atribuídas, de tempos em tempos, como parte da implementação de projetos e do funcionamento normal do PRCM.
- Representação da PRCM na Guiné-Bissau
- Apoiar o Coordenador na implementação das atividades do PRCM enquanto entidade jurídica na Guiné-Bissau
Competências e Aptidões Necessárias
- Possuir, pelo menos, o grau de mestre (Bac + 5) em contabilidade, finanças ou áreas afins;
- Experiência comprovada de pelo menos 5 anos em contabilidade, projetos/programas;
- Um bom domínio das ferramentas de planeamento e monitorização de projetos;
- Boa capacidade de organização e trabalho em equipa;
- Capacidade para trabalhar num ambiente multicultural e multissectorial;
- Boa capacidade de redação e de síntese;
- Capacidade de viajar com frequência, incluindo no mar, e de permanecer no campo;
- Excelente domínio do português e bom domínio do francês ou inglês;
- Domínio perfeito de ferramentas informáticas e software comum (word, excel, powerpoint) e sistema de mensagens e aplicações de comunicação;
- Proficiência em software de contabilidade e finanças é uma vantagem.
Requisitos de candidatura
- Carta de motivação assinada pelo candidato, dirigida ao Diretor Executivo da PRCM
- Um Curriculum Vitae completo, detalhando a experiência do candidato para o trabalho com referências precisas e verificáveis;
- Cópias dos diplomas, atestados e certificados de trabalho que confirmem a experiência adquirida e mencionada no CV;
- Os nomes e contactos de 3 pessoas de referência.
As candidaturas serão recebidas até 15 de outubro de 2024 às 18h GMT por e-mail para prcm@prcmarine.org com o assunto Candidatura ao cargo de RAF do Gabinete PRCM na Guiné-Bissau.
Mais detalhes sobre as atividades do projeto podem ser fornecidos mediante solicitação (e-mail: bassaro@prcmarine.org ).
____________________________A Parceria Regional para a Conservação da Zona Costeira e Marinha da África Ocidental (PRCM)é uma ONG regional registada no Senegal. Abrange sete países: Cabo Verde, Gâmbia, Guiné, Guiné-Bissau