ANÚNCIO DE VAGA: Assistente Administrativo(a) e Financeiro(a)

PosiçãoAssistente Administrativo/a e Financeiro/a
Local de TrabalhoGuiné-Bissau
Duração do Contrato12 meses, com possibilidade de renovação
ModalidadePart time
Período de candidatura 30  de maio a 3 de junho  de 2022
Data de inícioImediato

Contexto

O Projeto de Elaboração da História da Luta de Libertação Nacional dos PALOP (PEHLLP) é uma iniciativa que está a ser levada a cabo por investigadores e cientistas socias dos Países Africanos da Língua Oficial Portuguesa (PALOP), e que beneficia do alto patrocínio dos Chefes de Estado dos mesmos países.

Lançado em Bissau no dia 25 de abril de 2022 e com vista ao arranque efetivo do projeto, a Comissão Nacional ad hoc anuncia o lançamento da presente candidatura para a contratação de 01 (um/a) Assistente Administrativo/a e Financeiro/a para o PEHLLNP.

Resumo do Posto

Fornecer eficientemente informações abrangentes e serviços administrativos e financeiros a fim de ajudar a coordenadora e a equipa do projeto na execução de processos administrativos e financeiros que suportem a implementação do Projeto.

Tarefas e Responsabilidades

Sob a supervisão geral da Coordenadora do Projeto, o/a Assistente administrativo/a e financeiro/a deverá realizar as seguintes tarefas:

  • Apoiar na criação de condições administrativas e de contabilidade para um bom funcionamento do Projeto;
  • Participar nas reuniões presenciais ou virtuais e redigir atas dos encontros e relatórios de atividades;
  • Auxiliar e aconselhar a Coordenadora do Projeto na gestão financeira e execução global do projeto;
  •  Elaborar documentos financeiros (recibos, lista de necessidades e guia de remessas), acompanhar e controlar todas as despesas e receitas do Projeto;
  • Efetuar todos os pagamentos e todas as cobranças relacionados com o Projeto;
  • Participar na elaboração do orçamento, planos de trabalho e relatórios;
  • Preparar os pedidos de compra e notas de encomenda;
  • Preparar os pagamentos das faturas após verificação do orçamento e aprovação da Coordenadora;
  • Preparar os pedidos de desembolso de fundos e os pagamentos diretos;
  • Assegurar um correto arquivo dos documentos de contabilidade;
  • Produzir, sempre que necessário, relatórios financeiros e manter todo o sistema contabilístico organizado e em dia;
  • Organizar, receber e enviar correspondências;
  • Assegurar uma comunicação eficaz com os investigadores e demais colaboradores;
  • Assegurar o uso e a boa gestão dos equipamentos do escritório e outros materiais afeto ao projeto;
  • Coordenar toda a logística das missões ao terreno;
  • Assegurar o arquivo adequado dos registos contabilísticos e relatórios financeiros, conforme as instruções;
  • Manter disponibilidade para atender às necessidades do Projeto;
  • Implementar políticas contabilísticas e garantir que a prática contabilística esteja em linha com as melhores práticas, assegurando o controlo adequado sobre os ativos da organização;  
  • Processar pedidos de pagamentos tanto a fornecedores quanto ao pessoal e submetê-los atempadamente à Coordenação para aprovação;
  • Produzir demonstrações financeiras trimestrais e no final do ano, incluindo demonstrações de resultados e despesas, balanço, demonstrações de cash-flow;    
  • Fazer relatórios regulares sobre receitas, despesas e adiantamentos e assegurar uma regularização adequada e atempada dos adiantamentos/despesas;
  • Gerir e garantir que todas as atividades financeiras que conduzem às contas finais sejam realizadas de forma adequada e atempada, incluindo a elaboração da reconciliação bancária, do calendário de mobilizações, do calendário de inventário, bem como a realização de todas as atividades de encerramento no âmbito do software contabilístico em uso;
  • Planear e coordenar auditorias externas às contas da Comissão;
  • Elaborar propostas e recomendações sobre a melhoria dos processos financeiros da Comissão.

Grau acadêmico, experiência profissional e qualidades requeridas

  • Ser de nacionalidade guineense com grau universitário de licenciatura, especialização ou mestrado em Finanças, Contabilidade, Auditoria, Controle de Gestão ou qualquer outro campo relevante;
  • Ter experiência mínima de três (03) anos de trabalhos ligados às finanças, contabilidade, auditoria, controle interno;
  • Ter forte capacidade analítica quantitativa e qualitativa e habilidade de articular informações técnicas de forma clara e efetiva;
  • Excelente conhecimento de questões contábeis e financeiras e um bom conhecimento de software de contabilidade padrão;
  • Saber utilizar o software de aplicação principal do Windows (Excel, PowerPoint, Outlook, etc. …) bem como a navegação na Internet.

Habilidades

  • Idoneidade, confidencialidade e obrigação de reserva em relação à informação contábil;
  • Ser flexível para se adaptar aos diferentes parceiros de implementação, mas também aos diferentes interlocutores;
  • Planeamento e organização: priorizar atividades e tarefas conforme necessário;
  • Qualidades de rigor, transparência, honestidade e discrição;
  • Forte capacidade de reportar;
  • Capacidade de integrar e trabalhar em equipa;
  • Capaz de cumprir prazos apertados;
  • Domínio do português é fundamental.

Documentos necessários para candidatura

  • Carta de manifestação de interesse;
  • Curriculum Vitae;
  • Cópias autenticadas do(s) certificado(s);
  • Cópia de Bilhete de Identidade.

Correio eletrónico para o envio da candidatura: [email protected]

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